e-İrsaliye yani elektronik irsaliye, sevk irsaliyesinin dijital ortamda oluşturulmuş versiyonudur. Bazı mükellefler için zorunlu olan e-irsaliye, sağladığı avantajlar sayesinden zorunlu olmayan işletmeler tarafından da tercih ediliyor.
e-İrsaliye kimler için zorunlu, nasıl ve nereden kesilir, e-fatura ile farklı nelerdir gibi en çok merak edilen konuları sizin için araştırdık.
e-İrsaliye Nedir?
e-İrsaliye, matbu sevk irsaliyesinin elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. O nedenle kağıt sevk irsaliyesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Öyleyse sevk irsaliyesinin ne olduğuna bakalım. Sevk irsaliyesi, bir malın bir adresten farklı bir adrese sevk sürecini belgelendirir. O nedenle üzerinde bu sevkiyatla ilgili bilgiler yer alır.
Bu belgenin elektronik ortamda hazırlanmış olanı ise e-irsaliyedir.
e-İrsaliye Kimler için Zorunludur?
e-İrsaliyeye geçmek bazı mükellefler için bir zorunluluktur. İşte o mükellefleri şu şekilde sıralayabiliriz:
- Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli 1 ve 3 sayılı listedeki malları üreten ve ithal edenler,
- 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı sahipleri ve maden üretiminde bulunan gerçek/tüzel kişiler,
- 4634 sayılı Şeker Kanununa göre şekerin imalini gerçekleştirenler,
- Demir ve çelik ile demir veya çelikten eşyaların imali, ithalini yapanlar,
- Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar,
- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve brüt satış hasılatı; 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemlerinde 25 Milyon TL, 2021 veya müteakip hesap dönemlerinde 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
- Komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti yapanlar,
- İnşaat Demiri İzleme Sistemine geçiş zorunluluğu getirilen mükelleflerden brüt satış hasılatı 2024 ve müteakip hesap dönemlerinde 1 Milyon TL ve üzeri olanlar.
Ayrıca yapılan incelemelere göre riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükelleflerin de e-irsaliyeye geçişi zorunludur.
e-İrsaliye Nasıl Kesilir?
e-İrsaliye kesiminde en dikkat edilmesi gereken nokta zamanıdır. e-İrsaliyenin ürünün fiili sevkinden önce düzenlenmesi ve GİB sistemine de kaydedilmesi gerekir.
e-İrsaliye düzenleme adımları, tercih ettiğiniz yönteme göre değişiklik gösterebilse de genel olarak benzer şekilde kesilir.
İşte Bizim Hesap’ta e-irsaliye kesme adımları:
- Öncelikle “Satışlar” sayfasından fatura kaydı yapılır.
- Ardından “e-Belge İşlemleri” bölümünden e-fatura ya da e-irsaliye seçilerek resmileştirilir.
Böylece sadece iki adımla e-irsaliye kesebilirsiniz.
e-İrsaliye Nereden Kesilir?
İşletmeler, e-irsaliyelerini;
- GİB Portal,
- Özel entegratörler veya
- Kendi bilgi işlem sistemleri yani Doğrudan Entegrasyon yöntemi ile kesebilirler.
e-Faturalarını bu yöntemlerden biri ile düzenleyen mükellefler, e-irsaliyelerini de aynı yöntem ya da farklı bir yöntem ile düzenleyebilirler.
e-İrsaliye düzenlerken aynı bilgileri defalarca girmekten sıkılmadınız mı?
Bizim Hesap’ta önceden kaydettiğiniz müşteri bilgilerini tekrar tekrar girmenize gerek kalmaz. Birkaç tıkla kolayca e-irsaliye düzenleyip iletebilirsiniz.
e-İrsaliye için Hangi Bilgilere İhtiyaç Vardır?
e-İrsaliyede mutlaka bulunması gereken bilgiler şunlardır:
- e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
- e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN.
- Müşterinin adı soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve VKN, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
- Taşınan malın türü, miktarı.
- Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
- Malı taşıyan aracın plakası ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/ad-soyad).
- Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesi için Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod.
Karekod/barkod, belgenin ve bilgilerin doğruluğunu teyit eder ve güvenilirlik sağlar. GİB Karekod Standardı Kılavuzunu inceleyebilirsiniz.
Not: Başkanlık, ihtiyaç duyulması halinde bu bilgilere ek bilgilerin de e-irsaliyede bulunmasını mükelleflere gerekli duyuruları ebelge.gib.gov.tr adresinde yaparak isteyebilir.
e-İrsaliye ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Bu iki belge zaman zaman birbirleriyle karıştırılıyor. Oysa çok temel farkları var.
Öncelikle kullanım amaçları farklı. e-İrsaliye, bir malın/hizmetin bir adrese sevkiyatını belirtir. e-Fatura ise bir ürünün satışını ya da hizmetin yerine getirildiğini belgelendirir.
Amaçları farklı olduğu için bu iki belgede farklı bilgiler yer alır. e-Faturada ödeme tutarı gibi bilgiler yer alırken e-irsaliyede sevkle ilgili bilgiler yer alır.
Bir diğer fark ise mükellefiyetle ilgili. e-İrsaliye düzenleyebilmek için e-fatura mükellefi olmanız gerekir. Ancak e-fatura düzenlemek için e-irsaliye kullanma zorunluluğu yoktur.
e-İrsaliye Nasıl İptal Edilir?
e-İrsaliye belgesi, düzenleyen tarafından iptal edilemez. Ancak eğer alıcı ve satıcı e-irsaliye kullanıcısıysa alıcı reddedebilir.
Malın fiili sevkinden önce, eğer malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunu tespit edilirse alıcı tarafından e-irsaliye için “irsaliye yanıtı” ile “red” yanıtı verilebilir. Bunun için malın fiilen sevk edilmemiş olması gerekir.
Alıcı e-irsaliye kullanıcısı değilse fiili sevk saatinden önce karşı irsaliye düzenleyebilir. Böylece iptal edilmiş olur.
e-İrsaliye Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
e-İrsaliye, işletmelere pek çok avantaj sağlar:
- Tamamen elektronik ortamda düzenlendiği ve iletildiği için hız kazandırır.
- Zamandan tasarruf etmek genel iş verimliliğini artırır.
- İşletmelerin dijitalleşme süreçlerine katkı sağlarlar ve diğer ilgili uygulamalarla entegre olabilirler.
- Kağıt kullanımı azalttığı için doğa dostu bir uygulamadır.
- Elektronik ortamda düzenlenir, iletilir ve arşivlenirler. Bu nedenle güvenilir bir sistemdir.
- Belgeleri el ile düzenlemek hatalara açık bir süreçtir. Dijital ortamda düzenlemek ise bu hataları minimuma indirir.
- Kağıt, kargo, arşivleme masraflarını ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlar.
- Dijital olarak arşivlenebildiği için yıllar sonra bile kolayca bulup kontrol edebilirsiniz, kaybolma riski yok denecek kadar azdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Evet, isteyen işletmeler gönüllü olarak e-irsaliye kullanabilirler.
İşletmeler; GİB Portal, özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden e-irsaliye düzenleyebilir.
Sevk irsaliyesi olmadan (elektronik ya da matbu şekilde) yapılan sevklerde her belge için ayrı ayrı özel usulsüzlük cezası uygulanır.
Ancak e-faturada “İrsaliye yerine geçer” ibaresi varsa ve gerekli bilgiler eklendiyse bu durumda ayriyeten bir e-irsaliye olmadan da sevkiyat yapılabilir.
e-İrsaliye kullanıcısı bir alıcı tarafından malın fiili sevkinden önce “irsaliye yanıtı” ile “red” yanıtı verilerek reddedilebilir.
7 gün içinde düzenlenmeyen faturalar, bu süre aştıktan sonra kesilse bile hiç düzenlenmemiş kabul edilir. Bunun sonucunda cezai yaptırım uygulanır.
e-İrsaliye, fiili sevk gününde kesilmesi gerekir. Kesildikten sonra kanunen 7 gün içinde gönderebilirsiniz.
e-İrsaliyeye geçişi zorunlu olduğu halde başvurmayan mükellefler için özel usulsüzlük cezası uygulanır.
Hayır, geriye dönük e-irsaliye kesilmez.
Evet, “Sanal Alıcı” ile e-irsaliye kullanıcısı olmayanlara da e-irsaliye kesebilirsiniz. e-İrsaliyeyi “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderebilirsiniz ve diğer elektronik ortamlar ile ya da kağıt çıktı olarak alıcıya verebilirsiniz.
e-İrsaliye; sevkiyat için önemli olan sevk edilen malın türü, miktarı, teslim edileceği adres gibi bilgileri resmi olarak belgelendirir. Malın miktarı da yazdığı için stok yönetimi için de önemlidir.
Ayrıca e-irsaliyeler GİB sistemine düştüğünü için vergi denetimleri ve uyumluluk açısından da önem taşır.
e-İrsaliye, ürünü satın alan işletmeye kesilir.
